U3_A2. Reporte de aspectos organizacionales y administrativos

Docente: N. Edith López Aguirre. Asignatura: Formulación de proyectos de negocios. Unidad 3. Actividad 2

Nombre de la empresa

InfoSEG.

Nombre del producto y en qué consiste

Servicios integrales de redes informáticas.

La empresa InfoSEG ofrecerá a las empresas pequeñas y medianas en México que así lo requieran, servicios relacionados con redes informáticas.

Los clientes adquirirán los servicios en alguna de dos modalidades: a) una póliza de duración definida y renovable que contemple uno o más tipos de actividades, b) contratar un servicio único.

Los tipos de servicio que los clientes pueden solicitar se mencionan más adelante.

Descripción del proyecto de negocio

InfoSEG es una empresa que brinda servicios relacionados con redes informáticas desde su diseño hasta su implementación y administración. Los clientes necesitarán disponer de una conexión a internet en su empresa y, a partir de ahí, InfoSEG realizará las configuraciones necesarias según el servicio solicitado.

En este proyecto de negocio intervienen las tecnologías telemáticas ya que será necesario crear redes de comunicaciones entre las computadoras de cada cliente y los equipos servidores de InfoSEG, configurando los equipos implicados para su óptimo enlace virtual.

El Ingeniero en Telemática interviene en este proyecto al planear la mejor forma de establecer los enlaces de red, diseñar la red, optimizar la red, instalar el software apropiado en cada una de las computadoras designadas por el cliente, configurar cada computadora para identificarla en la red y enlazarla a InfoSEG, seleccionar y aplicar los protocolos de seguridad recomendadas bajo estándares internacionales, entre otras acciones.

Lista de funciones del producto o servicio que integra la idea de negocio

  • Respaldos remotos de archivos electrónicos de los equipos designados por el cliente.
  • Diseño e instalación de red informática local o red mediana empresarial.
  • Optimización del funcionamiento de la red existente.
  • Administración de usuarios de red e inicios de sesión.
  • Diseño e implementación de políticas de seguridad de red.
  • Prevención de ataques informáticos y reducción de incidentes de seguridad.
  • Asesoría en adquisición, configuración, actualización, mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y software.

Problema que resuelve

Con sus servicios, InfoSEG busca atender diversos problemas relacionados con la red informática y equipos de cómputo de los clientes:

  • Pérdida de información valiosa de las empresas por la falta de respaldos oportunos y sistemáticos. Al sufrir esas pérdidas, las empresas tardan demasiado tiempo en reanudar sus actividades, podrían perder clientes o dificultar drásticamente sus operaciones.
  • Operadores de la empresa con las mismas funciones no trabajan de forma coordinada por la falta de una red informática. Esto genera retrasos en los tiempos de entrega y baja productividad de la empresa.
  • La información de la empresa no está disponible de forma inmediata para los colaboradores que lo requieren. Esto también afecta la productividad general de la empresa.
  • Usuarios no autorizados tienen acceso a información sensible. Esto puede provocar mal uso de la información, robo de identidad, fraudes y otros problemas.
  • La red de la empresa está expuesta a riesgos de seguridad externos e internos. Estos riesgos pueden ser los descritos en el párrafo anterior, además de virus y ataques al funcionamiento de la red hasta provocar incluso su colapso.
  • Los clientes adquieren equipo de cómputo y software no apto para sus necesidades. Por la falta de asesoría, los clientes pueden incurrir en ello dañando gravemente sus finanzas y retrasando la operación de la empresa.

Propuesta de valor

InfoSEG asegurará con alto grado de certeza la conservación, integridad y recuperación de la información. Con el correcto diseño, instalación y optimización de la red informática, el cliente hará buen uso de sus recursos y aumentará su productividad sin necesidad de tener conocimiento en configuración o administración de redes informáticas.

Necesidad del producto

Un gran número de Pymes aún no tienen una red informática, por lo que los empleados no comparten información de manera fácil. Al no aprovechar los beneficios de una red, se pierde la oportunidad de aumentar en gran manera la productividad de la empresa.

Otras empresas ya disponen de una red informática pero ésta funciona erráticamente, es lenta, está saturada. Ambos tipos de empresa necesitan los servicios de InfoSEG.

Beneficios del producto

  • El diseño, implementación y administración de la red informática del cliente por parte de InfoSEG aumentará la productividad de la empresa.
  • La empresa no necesitará contar con un departamento de tecnologías de la información para que administre la red informática, esas labores las realizarán los expertos de InfoSEG.
  • La información de la empresa estará compartida entre los empleados que así lo requieran, y los datos sensibles o privados sólo serán manejados por los colaboradores acreditados, evitando ser vistos por empleados no autorizados o hackers.
  • La información estará respaldada y disponible en caso de necesidad.
  • Los equipos informáticos recibirán mantenimiento o reparación en un tiempo razonable para evitar retraso en las operaciones de la empresa.

Estructuras Organizativas

Estructura organizacional elegida para la empresa InfoSEG

Se elige la estructura de tipo funcional (o de Taylor) porque ésta se adapta mejor a la empresa ya que en ella las actividades se dividen por funciones, se forman grupos de trabajo y cada colaborador es especialista en realizar su rol.

Organigrama de la empresa InfoSEG

Rol de cada área de la empresa

La empresa InfoSEG está conformada por seis colaboradores (1 director-administrador, 1 asistente, 2 ingenieros, 1 vendedor, 1 encargado de mantenimiento), es la cantidad mínima de personal con el que puede operar de inicio. Luego de su crecimiento, será posible crear más áreas de trabajo, por ejemplo, dividir la Dirección de la Administración y anexar más personal para cada área.

Actualmente, el rol de cada área es el siguiente:

  • Dirección y Administración. Planear, organizar y administrar la empresa. Gestionar el uso eficiente de todos los recursos de la empresa. Relacionarse y cumplir compromisos con autoridades, socios, inversionistas, proveedores, clientes. Proponer y liderar mejoras continuas en todos los procesos.
  • Asistencia. Coadyuvar en todas las funciones de la Dirección-Administración, en especial con la gestión de Recursos Humanos y Materiales, así como la relación con proveedores.
  • Dpto. Ingeniería Telemática. Mantenerse actualizado en conocimientos de Tecnología Telemática. Realizar todos los servicios en Telemática que InfoSEG ofrece a sus clientes (ver el apartado anterior “Lista de funciones del producto o servicio que integra la idea de negocio”) y proponer nuevos.
  • Dpto. Ventas y Servicio al Cliente. Localizar, contactar y captar clientes. Investigar necesidades de clientes. Liderar campañas de publicidad. Gestionar cobros a clientes y encuestas de satisfacción.
  • Dpto. Mantenimiento. Mantener el correcto funcionamiento de las instalaciones de la empresa (edificio, mobiliario, equipos eléctricos, iluminación, etc.).

Funciones del Departamento de Ingeniería Telemática

  • Asesorar al cliente sobre la mejor opción para solventar sus necesidades informáticas.
  • Respaldos remotos de archivos electrónicos de los equipos designados por el cliente.
  • Diseño e instalación de red informática local o red mediana empresarial.
  • Optimización del funcionamiento de la red existente.
  • Administración de usuarios de red e inicios de sesión.
  • Diseño e implementación de políticas de seguridad de red.
  • Prevención de ataques informáticos y reducción de incidentes de seguridad.
  • Asesoría en adquisición, configuración, actualización, mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y software.

Procedimiento a seguir por parte de los Ingenieros en Telemática

Los Ingenieros en Telemática de la empresa InfoSEG realizan diversas funciones que se relacionan con proporcionar a los clientes uno o más de los servicios tecnológicos disponibles. Cada función tiene su propio procedimiento.

Aquí se resume el procedimiento para la función de Configurar una conexión Red Privada Virtual (VPN) desde un equipo cliente con sistema operativo Windows (Microsoft, 2018). Esta función es fundamental, permite realizar muchas de las funciones más avanzadas, por ejemplo, respaldar archivos de forma remota, en administrar usuarios en una red, en mejorar la seguridad de una red:

  1. En el equipo cliente, confirme que la conexión a Internet está configurada correctamente.
  2. Haga clic sucesivamente en Inicio, Panel de control y Conexiones de red. En Tareas de red, haga clic en Crear una conexión nueva y, a continuación, haga clic en Siguiente.
  3. Haga clic en Conectarse a la red de mi lugar de trabajo para crear la conexión de acceso telefónico. Haga clic en Siguiente para continuar.
  4. Haga clic en Conexión de red privada virtual y, después, haga clic en Siguiente.
  5. Escriba un nombre descriptivo para esta conexión en el cuadro de diálogo Nombre de la organización y haga clic en Siguiente.
  6. Si el equipo está conectado a Internet de forma permanente, haga clic en No usar la conexión inicial. Si el equipo se conecta a Internet a través de un proveedor de servicios Internet (ISP), haga clic en Usar automáticamente esta conexión inicial y, después, haga clic en el nombre de la conexión con el ISP. Haga clic en Siguiente.
  7. Escriba la dirección IP o el nombre de host del equipo servidor VPN (por ejemplo, ServidorVPN.DominioDeEjemplo.com).
  8. Si desea permitir que cualquier usuario que inicie sesión en la estación de trabajo tenga acceso a esta conexión telefónica, haga clic en El uso de cualquier persona. Si desea que la conexión sólo esté disponible para el usuario que ha iniciado sesión actualmente, haga clic en Sólo para mi uso. Haga clic en Siguiente.
  9. Haga clic en Finalizar para guardar la conexión.
  10. Haga clic sucesivamente en Inicio, Panel de control y Conexiones de red.
  11. Haga doble clic en la nueva conexión.
  12. Haga clic en Propiedades para seguir configurando opciones para la conexión. Para seguir configurando opciones para la conexión, siga estos pasos:
  13. Si se va a conectar a un dominio, haga clic en la ficha Opciones y active la casilla de verificación Incluir el dominio de inicio de sesión de Windows para especificar si se va a solicitar información de dominio de inicio de sesión de Windows Server 2003 antes de intentar la conexión.
  14. Si desea que se vuelva a marcar en caso de que la conexión se interrumpa, haga clic en la ficha Opciones y active la casilla de verificación Volver a marcar si se interrumpe la línea.

Para utilizar la conexión, siga estos pasos:

  1. Haga clic en Inicio, seleccione Conectar a y haga clic en la nueva conexión.
  2. Si actualmente no está conectado a Internet, Windows le ofrece la posibilidad de conectarse.
  3. Una vez realizada la conexión a Internet, el servidor VPN le pide su nombre de usuario y su contraseña. Escriba su nombre de usuario y su contraseña; a continuación, haga clic en Conectar.
  4. Sus recursos de red deben estar disponibles de la misma manera que cuando se conecta directamente a la red. NOTA: para desconectarse de la VPN, haga clic con el botón secundario del mouse en el icono de la conexión y, a continuación, haga clic en Desconectar.

Conclusión

En este documento se presentaron aspectos de organización y administración de la empresa InfoSEG.

InfoSEG presta servicios relacionados con Telemática para cubrir las necesidades de comunicación y manejo de archivos por parte de los clientes.

Existen diversas formas de organización en las empresas de la actualidad. Aquí se explicaron cuatro de las más usuales; cada equipo directivo empresarial decide cuál de estas formas es la que mejor se adapta a la empresa en cuestión. En el caso de InfoSEG se estableció el tipo funcional, en el que el trabajo se divide por funciones.

El organigrama de la empresa nos muestra que tiene una estructura simple en virtud de la cantidad de personal con el que cuenta, donde a la cabeza está el Director-Administrador liderando los diversos departamentos.

Se definieron los roles principales de cada departamento, sobresaliendo el rol del Director-Administrador y del Departamento de Ingeniería Telemática. Este último encargado de la implementación de cada servicio que contrate el cliente.

Se estableció la lista de funciones principales que realiza el Departamento de Ingeniería, todas relacionadas con los servicios ofertados.

Las funciones técnicas aquí mencionadas implican largos procedimientos. Por tal razón, se describió el procedimiento básico de crear una conexión de Red Privada Virtual (VPN) que es común en otros procedimientos, por ejemplo, en respaldar archivos de forma remota, en administrar usuarios en una red, en mejorar la seguridad de una red, y otros.

Es importante establecer claramente los roles, funciones y procedimientos de cada departamento y colaborador de una empresa; incluso, las empresas mejor organizadas redactan manuales de procedimientos, de tal forma que cualquier nuevo colaborador que sea asignado a los departamentos le sea más fácil desempeñar sus funciones y evitar algún retraso que afecte la productividad general.

Referencias

UNADM (2020). Formulación de Proyectos de Negocios. México: SEP. Acceso restringido en: [https://ceit.unadmexico.mx]

Munch, L. (s/f). La Organización. Consultado el 9 de marzo de 2020 en: http://fcasua.contad.unam.mx/2006/1230/docs/unidad4.pdf

Munch. L. (2007). Administración. Escuelas, proceso administrativo, áreas funcionales y desarrollo emprendedor, 1ra Ed. México: Pearson Educación

Nuñez, J. (1997). Guía para la preparación de proyectos de servicios públicos municipales. INAP, México. Consultado el 9 de marzo de 2020 en: https://archivos.juridicas.unam.mx/www/bjv/libros/3/1430/17.pdf

Microsoft (2018). Cómo instalar y configurar un servidor de red privada virtual en Windows Server 2003. Consultado el 9 de marzo de 2020 en: https://support.microsoft.com/es-mx/help/323441/how-to-install-and-configure-a-virtual-private-network-server-in-windo

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